La máxima instancia judicial en su sesión plenaria desarrollada en la víspera aprobó el Protocolo de Tramitación Electrónica de la Corte y que será aplicado a los trámites entendidos por juzgados y tribunales que conforman el Poder Judicial y las reparticiones administrativas en los que se implemente la tramitación electrónica. Consideraciones Generales.- Los Magistrados y Funcionarios de los despachos judiciales y oficinas administrativas en los cuales se encuentren implementadas herramientas de gestión electrónica, están obligados a utilizar y a registrar en el sistema de gestión electrónica todas las resoluciones y actuaciones procesales que se realicen en la tramitación del expediente, ya que esa será la única vía de tramitación de los procesos, una vez implementada. Los expedientes se archivarán por medios electrónicos en carpetas electrónicas, donde se irán incorporando los documentos que se generen en su tramitación, generando un índice electrónico, ordenado de manera cronológica y según la disposición de los documentos, que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea necesario. Los títulos ejecutivos o documentos base de la acción, cuyo formato original no sea electrónico, deberán presentarse materialmente en el despacho judicial dentro de las 48 horas hábiles desde el ingreso del caso judicial a efecto de la certificación electrónica por parte del Actuario Judicial. En este caso, los documentos y títulos ejecutivos presentados en formato que no sea electrónico serán digitalizados e ingresados inmediatamente por el despacho judicial a la carpeta electrónica del expediente. A efecto de garantizar las condiciones legales que regulan la operación electrónica basada en los mensajes de datos, expediente electrónico y firma electrónica, la plataforma de gestión de la CSJ aplicará al ingreso de las presentaciones de las partes un esquema de certificación basada en la certificación electrónica y el sello de tiempo. La fecha de la notificación electrónica, en consonancia con lo establecido en el marco que regula el trámite electrónico y, habiéndose establecido un sistema informático para la recepción de mensajes de datos (notificación), corresponderá a la fecha en la cual entre el registro electrónico de la notificación al sistema de información que en este esquema lo constituye el Portal de Gestión de las Partes. El documento Electrónico debe poseer ciertas características en cumplimiento a la disposición legal vigente y su homologación a los documentos apócrifos con similar validez jurídica y probatoria, para lo cual la Institución establece las siguientes Políticas: A fin de precautelar la Autenticidad, característica que asegura que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma, se establece: Control de creación: Todos los documentos electrónicos que componen la carpeta electrónica del expediente judicial o administrativo, ya sea que por su forma de creación refieran a un documento nativo electrónico o a un documento digitalizado serán generados en el sistema de gestión siguiendo las siguientes pautas: Los documentos nativos electrónicos, tienen su origen a través de la operación de las opciones habilitadas en la herramienta de gestión y finalizan su ciclo con la firma digital por parte del responsable o suscriptor, actualizando de manera automática el índice electrónico del expediente al cual pertenece. Si el documento es producto de una digitalización, lo que significa que ingresa en formato papel y pasa por un proceso de conversión a medio electrónico, al ingresar al sistema de gestión electrónica incorpora como parte de la descripción del documento los datos del proceso de digitalización y su certificación ya sea por medio de una firma digital asociada o del estampado de tiempo, actualizando en el proceso de inserción el índice electrónico del expediente al cual se incorpora. A fin de garantizar la Integridad, característica que refiere al carácter completo e inalterado del documento electrónico, protegiendo el documento contra modificaciones no autorizadas, se establecen las siguientes condiciones: Una vez firmado digitalmente el documento, o aplicado el sellado de tiempo, los documentos no podrán ser objeto de anotaciones o adiciones posteriores. A efecto de garantizar la Fiabilidad y Disponibilidad del documento electrónico, que el mismo es una representación completa y precisa de las operaciones, actividades, o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores actividades u operaciones, para lo cual podrá ser localizado, recuperado, presentado, leído e interpretado aún en el tiempo, se establece: 1.- Como política de conservación de documentos electrónicos de ofimática a formatos y lenguajes estables de tal manera que no se corrompa la información y pueda ser fácilmente intercambiable, en la creación de los documentos electrónicos se utilizarán formatos establecidos en las normas internacionales, determinando al respecto los formatos aptos para la conservación de información a largo plazo se aplicarán los siguientes criterios: Deberán poseer un formato independiente del dispositivo, de manera que el documento pueda ser accedido por cualquier usuario ahora o en el futuro. 3.- Políticas de para documentos electrónicos generados mediante correo electrónico, que garantice propiedades de un documento electrónico referente a su autenticidad, fecha y hora de producción y recepción, procedencia. Esta acción supone su exportación desde la aplicación de correo electrónico, a la ubicación que alberga el sistema de gestión de documentos.
La máxima instancia judicial en su sesión plenaria desarrollada en la víspera aprobó el Protocolo de Tramitación Electrónica de la Corte y que será aplicado a los trámites entendidos por juzgados y tribunales que conforman el Poder Judicial y las reparticiones administrativas en los que se implemente la tramitación electrónica. A continuación reproducimos la resolución del máximo tribunal de la República:
APROBAR el Protocolo de Tramitación Electrónica de la Corte Suprema de Justicia, que se adjunta a la presente acordada y forma parte de la misma.
DISPONER la publicación del protocolo y encomendar al área responsable la suficiente difusión con el objetivo de que los Magistrados, Funcionarios y Auxiliares de Justicia conozcan acabadamente las condiciones operativas y políticas institucionales relativas a la tramitación electrónica.
ENCOMENDAR al Área Técnica de la Institución, en colaboración con las diferentes Oficinas Técnicas, el constante monitoreo y recomendación de mejoras al protocolo aprobado en el entendimiento de los ajustes resultantes del proceso de implementación, la normativa aplicable y los avances tecnológicos.
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